Privacyverklaring

Wie zijn wij?

WRKSPCE is een vennootschap onder firma die bedrijven helpt bij het toepassen en implementeren van artificiële intelligentie binnen hun organisatie.

Voor verwerkingen waarbij WRKSPCE zelf bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, is WRKSPCE de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@wrkspce.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop je met WRKSPCE in contact komt en van de diensten die worden afgenomen.

Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam en functie;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• contactvoorkeur;
• inhoud van berichten, aanvragen en correspondentie;
• informatie over AI-vraagstukken, processen of doelen;
• afspraak- en agendagegevens;
• offerte-, overeenkomst- en klantgegevens;
• factuur- en administratieve gegevens;
• technische gegevens over het gebruik van onze website;
• cookie- en toestemmingsgegevens;
• persoonsgegevens die tijdens een opdracht door of namens een klant beschikbaar worden gesteld.

Wij proberen niet meer persoonsgegevens te verwerken dan redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel.

Contactformulier en AI-adviesgesprek

Wanneer je via onze website een AI-adviesgesprek aanvraagt of op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die je zelf verstrekt.

Via het contactformulier kunnen onder meer worden gevraagd:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• waarmee wij je kunnen helpen;
• hoe je door ons wilt worden benaderd;
• waarvoor je AI binnen je organisatie wilt inzetten.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• je aanvraag te beoordelen;
• contact met je op te nemen;
• je vraag te beantwoorden;
• een AI-adviesgesprek voor te bereiden;
• te beoordelen of en hoe WRKSPCE je organisatie kan helpen;
• indien relevant een offerte of voorstel op te stellen.

De verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te behandelen en relaties met potentiële klanten te onderhouden. Wanneer verwerking nodig is om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst, kan de verwerking daarnaast noodzakelijk zijn voor precontractuele maatregelen.

Afspraken en communicatie

Afspraken met klanten en potentiële klanten kunnen worden vastgelegd in Google Calendar.

Zakelijke communicatie verloopt onder meer via Microsoft Outlook en andere communicatiemiddelen die in het kader van de dienstverlening nodig zijn.

Daarbij kunnen onder meer worden verwerkt:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• afspraakgegevens;
• inhoud van zakelijke correspondentie.

Wij gebruiken deze informatie voor het plannen en uitvoeren van afspraken, communicatie met klanten en potentiële klanten en de uitvoering van onze dienstverlening.

Klanten en uitvoering van opdrachten

Wanneer je klant wordt van WRKSPCE verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor het aangaan, uitvoeren en administreren van de overeenkomst.

Daaronder kunnen vallen:

• naam en zakelijke contactgegevens van contactpersonen;
• bedrijfs- en functiegegevens;
• correspondentie;
• gegevens over de opdracht;
• offertes en overeenkomsten;
• factuur- en betalingsgegevens;
• projectinformatie.

Wij verwerken deze gegevens voor uitvoering van onze diensten, projectbeheer, communicatie, facturatie, administratie en naleving van wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens binnen AI-opdrachten

Bij AI-sessies, AI-assistenten, workflows, automatiseringen en andere implementaties kan informatie van klanten worden verwerkt. Deze informatie kan incidenteel ook persoonsgegevens bevatten.

Wanneer WRKSPCE persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van een klant verwerkt, treedt WRKSPCE op als verwerker. In dat geval maken wij waar vereist aanvullende afspraken met de klant in een verwerkersovereenkomst.

De klant blijft in die situatie verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die aan WRKSPCE beschikbaar worden gesteld.

Wij vragen klanten om geen bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of andere zeer gevoelige persoonsgegevens aan te leveren tenzij dit noodzakelijk is en hierover vooraf passende afspraken zijn gemaakt.

Gebruik van AI- en automatiseringsplatformen

Voor onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van zakelijke omgevingen van externe AI- en softwareleveranciers.

Afhankelijk van de opdracht kunnen hieronder bijvoorbeeld vallen:

• OpenAI / ChatGPT;
• Anthropic / Claude;
• Google / Gemini;
• n8n of vergelijkbare automatiseringssoftware;
• andere software, API's en cloudvoorzieningen die voor de opdracht noodzakelijk zijn.

Wij gebruiken voor klantwerk zoveel mogelijk zakelijke omgevingen en instellingen die passen bij professioneel gebruik en gegevensbescherming.

Persoonsgegevens worden alleen met dergelijke partijen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de opdracht of de werking van de betreffende oplossing.

Wanneer WRKSPCE daarbij als verwerker optreedt, worden leveranciers die persoonsgegevens namens ons verwerken waar nodig als subverwerker opgenomen in de afspraken met de klant.

Websiteanalyse met Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik en de prestaties van onze website.

Daarbij kunnen onder meer gegevens worden verwerkt over:

• bezochte pagina's;
• sessies en interacties;
• apparaattype en browser;
• geschatte locatie op globaal niveau;
• verkeersbron;
• technische gegevens en identificatoren.

Voor zover voor analytische cookies toestemming vereist is, worden deze pas geactiveerd overeenkomstig de keuze die via onze cookiebanner is gemaakt.

Google Tag Manager

Wij gebruiken Google Tag Manager om scripts en tags op onze website technisch te beheren.

Welke persoonsgegevens uiteindelijk worden verwerkt, hangt af van de diensten en tags die via Google Tag Manager worden geactiveerd.

Waar toestemming vereist is, worden dergelijke tags alleen overeenkomstig de gemaakte cookiekeuze geactiveerd.

Beveiliging van formulieren met Cloudflare Turnstile

Ons contactformulier wordt beschermd met Cloudflare Turnstile. Dit helpt ons onderscheid te maken tussen echte bezoekers en geautomatiseerd misbruik, zoals spam en bots.

Cloudflare kan hiervoor technische signalen over de browser en het apparaat verwerken die nodig zijn voor deze beveiligingsfunctie.

Wij gebruiken Turnstile op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze website, formulieren en systemen tegen misbruik te beschermen.

Cookies en vergelijkbare technologieën

WRKSPCE gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren en beveiligen van de website. Voor andere cookies vragen wij, wanneer dat wettelijk vereist is, vooraf toestemming.

Via de cookiebanner kun je je voorkeuren aangeven en later wijzigen.

Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

WRKSPCE verkoopt persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening, waaronder:

• leveranciers van e-mail- en kantoorsoftware, waaronder Microsoft;
• Google voor onder meer agenda- en analysediensten;
• Cloudflare voor beveiliging van formulieren;
• hosting-, website- en IT-leveranciers;
• AI- en automatiseringsleveranciers wanneer deze nodig zijn voor een opdracht;
• andere dienstverleners die namens WRKSPCE persoonsgegevens verwerken;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een leverancier namens WRKSPCE persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming van deze gegevens.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers die WRKSPCE gebruikt zijn internationaal actief. Daardoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen bestaan.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• of een andere wettelijk toegestane doorgiftemethode.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Contact- en offerteaanvragen

Gegevens van potentiële klanten bewaren wij maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijdering wordt gevraagd of langere bewaring noodzakelijk is vanwege een lopende aanvraag of overeenkomst.

Klant- en projectgegevens

Gegevens die nodig zijn voor een lopende opdracht worden gedurende de overeenkomst bewaard en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor nazorg, administratie of mogelijke rechtsvorderingen.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn. Voor de basisadministratie geldt in Nederland in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar.

Persoonsgegevens namens klanten

Deze bewaren wij overeenkomstig de afspraken met de betreffende klant en verwijderen of retourneren wij wanneer de opdracht eindigt, voor zover geen wettelijke verplichting tot verdere bewaring bestaat.

Website- en analyticsgegevens

Deze worden bewaard volgens de ingestelde bewaartermijnen binnen de betreffende analysedienst en de termijnen die in ons cookiebeleid staan.

Beveiliging van persoonsgegevens

WRKSPCE neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Afhankelijk van de systemen en gegevens kunnen maatregelen bestaan uit:

• toegangsbeperkingen;
• sterke authenticatie en waar beschikbaar multifactorauthenticatie;
• zakelijke accounts en omgevingen;
• beveiligde verbindingen;
• beheer van gebruikersrechten;
• updates en technisch onderhoud;
• passende afspraken met leveranciers.

Geen enkele digitale omgeving kan volledig vrij van beveiligingsrisico's worden gegarandeerd.

Jouw privacyrechten

Wanneer WRKSPCE jouw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, heb je afhankelijk van de situatie het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens over te laten dragen wanneer dataportabiliteit van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@wrkspce.nl.

Wij kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om je identiteit te controleren.

Geautomatiseerde besluitvorming

WRKSPCE gebruikt in haar eigen klant-, website- en contactprocessen geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor personen rechtsgevolgen heeft of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

Wanneer wij voor een klant een AI-oplossing ontwikkelen waarin geautomatiseerde verwerking plaatsvindt, bepaalt de betreffende klant in beginsel voor welk doel deze oplossing wordt ingezet en welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.

Klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@wrkspce.nl.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

Wijzigingen in deze privacyverklaring

WRKSPCE kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, systemen, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen hierover aanvullend informeren wanneer dit redelijkerwijs nodig is.

Versie en contact

Deze Privacyverklaring WRKSPCE is versie 1.0 en geldt vanaf 17 september 2026.